Kein Tool-Chaos mehr, alle Business-Prozesse in einem System.
Überblick
r2r.CoAct ist die Business-Zentrale für B2B-Dienstleister, von der Webagentur über Ingenieurbüros bis hin zu Coaches und IT-Dienstleistern. Anders als ein reines CRM- oder Rechnungstool vereint die Software CRM, Anfragen- und Angebotswesen, Verträge, Rechnungsstellung, Projekte, einen vollwertigen E-Mail-Client mit Kalender und einen eingebauten KI-Assistenten in einer einzigen Anwendung, vollständig DATEV-kompatibel. Jeder Kundenvorgang läuft in einer zentralen Akte zusammen, von der ersten Mail-Anfrage bis zur bezahlten Rechnung, damit nichts zwischen den Tools verloren geht. Gebaut auf .NET 8 mit Clean Architecture, läuft die Software seit dem zweiten Quartal 2026 im echten internen Betrieb bei r2r.STUDIO und wird dort täglich weiterentwickelt. Parallel suchen wir Branchen-Partner, die gemeinsam mit uns den externen Marktlaunch vorbereiten und sich dauerhaft Alpha-Konditionen sichern.
Die Herausforderung
Agenturen und Freelancer jonglieren im Schnitt vier bis sechs separate Tools: ein CRM für Kundenkontakte, eine Buchhaltungslösung für Rechnungen, ein Projekttool, eine Zeiterfassungs-App und einen separaten E-Mail-Client, der von alldem nichts weiß. Jedes Tool hat eigene Kosten, eine eigene Lernkurve und eigene Datensätze, die nie wirklich zusammenpassen. Wer eine Kundenmail öffnet, sieht weder das laufende Angebot noch die offene Rechnung, das muss man von Hand nachschlagen. Das Ergebnis sind Datenverluste an den Schnittstellen, Doppelarbeit und wöchentlich mehrere Stunden administrativer Overhead, der besser in Kundenprojekte investiert wäre. Hinzu kommen wachsende Compliance-Anforderungen wie die e-Rechnungspflicht nach ZUGFeRD und XRechnung, der DATEV-Export für den Steuerberater sowie DSGVO-konforme Datenhaltung. r2r.CoAct wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen: ein System, in dem Mail, CRM, Angebot, Vertrag und Rechnung dieselbe Sprache sprechen.
Ohne CoAct jonglierst du mit mindestens 7 Einzellösungen, jede mit eigenen Kosten, eigener Lernkurve und eigenen Datensätzen, die nie wirklich zusammenpassen.
Noch nicht überzeugt? Dann rechnen wir es durch.
Wer die Software nicht hat, braucht entweder Zeit oder Personal, meistens beides. Hier ist, was die echte Alternative über Laufzeit wirklich kostet. Alle Zahlen basieren auf deutschen Marktdaten 2025.*
Das sind keine hypothetischen Zahlen — das ist was Unternehmen in Deutschland täglich bezahlen.
¹ Minijob-Grenze 2025: €556/Mo., AG-Pauschale ca. 30,6 % (RV 15 %, KV 13 %, Steuerpauschal 2 %, sonstige 0,6 %) — Quelle: Minijob-Zentrale (minijob-zentrale.de), Stand 2025.
² Brutto-Richtwerte Bürokraft/Verwaltungsassistenz und Buchhalter — Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (entgeltatlas.arbeitsagentur.de), Median-Werte 2024.
³ AG-Nebenkosten sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ca. 21 % (KV 7,3 %, RV 9,3 %, AV 1,3 %, PV 1,8 %, UV ca. 1,3 %) — Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales (bmas.de), Stand 2025.
⁴ Tool-Preise: Einstiegstarife der jeweiligen Anbieter, Stand Juli 2026 (Lexoffice, Pipedrive, Asana, Toggl Track, DATEV-Schnittstelle, Front, ChatGPT Plus). Alle Angaben ohne Gewähr.
Jetzt einsteigen. Während der Alpha vollständig kostenlos.
Du bekommst die vollständige Software, richtest sie gemeinsam mit uns auf deine Prozesse ein und zahlst nichts. Danach ist dein Alpha-Preis auf Lebenszeit eingefroren. Wer nach dem Launch einsteigt, zahlt den vollen Marktpreis.
Wir suchen keine Masse, sondern eine Handvoll Unternehmen, mit denen wir das Produkt gemeinsam schärfen.
Interesse anmeldenCRM & Case-zentrische Akte
Jeder Vorgang von der ersten Anfrage bis zur Rechnung läuft in einer Akte zusammen, Lead-Qualifizierung inklusive automatischer Datenanreicherung aus eingehenden Mails
Anfragen & Angebote
Vollständiger Angebots-Workflow mit Vorlagen, Nachtragssystem und automatischer Konvertierung in Verträge
Verträge
Mehrere Preismodelle inkl. Leasing, automatische SEPA-Mandate und AVV, Vertragsabschluss löst automatisch Projektanlage aus
Rechnungsworkflow
Teilrechnungen, Storno, Gutschrift, Zahlungsverfolgung, automatisches Mahnwesen mit Mahnstufen
Projekte & Zeiterfassung
Projekthierarchie, Zeiteinträge mit Stundensatz, Budgetkontrolle, direkte Rechnungsverknüpfung
Mail mit CRM-Kontext
Kunden-Timeline direkt im Postfach, live verlinkte Angebots- und Rechnungsnummern, Follow-up-Banner und SLA-Timer auf Kundenmails
Kalender
Terminkonflikt-Erkennung, vollständiger ICS-Import/Export, Wiederholungsregeln, direkte Verknüpfung mit Kunden und Vorgängen
KI-Assistent im Workflow
Modulübergreifende Auswertungen über Kunden-, Mail- und Kalenderdaten, proaktive Morgen-Briefings, Lead-Scoring, jede schreibende Aktion mit Rückfrage
DATEV & ZUGFeRD
Buchungsstapel-Export für den Steuerberater, XRechnung/ZUGFeRD XML für die e-Rechnungspflicht
Dashboard & Reports
KPIs in Echtzeit: offene Rechnungen, Umsatz, Fälligkeit, Conversion-Rate Angebote→Rechnungen
Deine Webseite als Kundenfront.
Die Webseite ist nicht nur Visitenkarte, sie ist die direkte Schnittstelle zu CoAct. Anfragen, Terminbuchungen und Warteliste-Anmeldungen landen automatisch in der Software. Kein manuelles Übertragen, keine Datenverluste an den Schnittstellen.
Webseite + CoAct aus einer Hand, als Rundum-Paket buchbar.
Wie wir dorthin kamen
Die Software entstand mit konsequenter Clean Architecture auf .NET 8 und WPF: ein separates Domain-Layer für die Geschäftslogik, ein Application-Layer mit definierten Service-Interfaces, eine SQLite-Datenbank für einfache lokale Installation ohne Server-Infrastruktur. Im Kern steht eine case-zentrische Vorgangsarchitektur: Jeder Kontakt startet als Lead, wird über klar definierte Qualifizierungsstufen zum Kunden, und jede Anfrage, jedes Angebot, jeder Vertrag und jede Rechnung hängt an derselben Akte statt an verstreuten Einzeldatensätzen. Auf dieser Basis wurde ein vollwertiges Mail-Modul gebaut, das nicht neben dem CRM steht, sondern direkt darin verankert ist: Kundenmails zeigen automatisch die Timeline des Kontakts, referenzierte Angebots- und Rechnungsnummern werden live verlinkt, ein Follow-up-Banner erinnert an offene Vorgänge, ein SLA-Timer zeigt, wie lange eine Kundenanfrage schon wartet. Dazu kommt ein Kalender mit vollständigem ICS-Import/Export, Terminkonflikt-Erkennung und Wiederholungsregeln. Quer über alle Module läuft ein eingebauter KI-Assistent mit direktem, aber abgesichertem Zugriff auf Kunden-, Mail- und Kalenderdaten: Er beantwortet Rückfragen modulübergreifend, erstellt proaktive Morgen-Briefings, erkennt stagnierende Leads, jede schreibende Aktion bestätigt der Nutzer manuell. Besonderer Fokus lag außerdem auf deutschen Compliance-Anforderungen: DATEV-Export im Buchungsstapel-Format, ZUGFeRD- und XRechnung-Unterstützung für die e-Rechnungspflicht, automatisches Mahnwesen mit konfigurierbaren Mahnstufen. Die saubere Architektur ermöglicht es, branchenspezifische Anpassungen effizient umzusetzen, ohne den Kern des Systems zu berühren, dieser Umbau läuft aktuell als eigenständiges Architektur-Vorhaben.
* Die gezeigten Screenshots dienen ausschließlich als erster Eindruck des aktuellen Entwicklungsstands. Sie entsprechen nicht der finalen Version. Zahlreiche Änderungen, Verbesserungen und Zusatzfunktionen werden noch einfließen.
Das Ergebnis
r2r.CoAct läuft seit dem zweiten Quartal 2026 im echten internen Betrieb bei r2r.STUDIO, nicht mehr nur als Prototyp. Der komplette Kernworkflow ist aufgebaut und wird täglich genutzt: Anfragen landen automatisch aus der Webseite oder per Mail im System, werden zu Angeboten, nach Beauftragung zu Verträgen mit automatischer Projekt- und Kalenderanlage und laufen am Ende in der Rechnung mit DATEV- und ZUGFeRD-Export zusammen. Das Mail-Modul mit CRM-Kontext, der Kalender mit ICS-Unterstützung und der eingebaute KI-Assistent sind live und werden im Alltag validiert, nicht nur konzipiert. Bewusst noch offen vor dem externen Launch: ein Lizenzsystem, signierte Installer, automatische Updates und ein Mehrbenutzer-Betrieb für Teams, das sind die nächsten Baustellen, keine Blocker für den internen Betrieb. Die branchenübergreifende Architektur, aktuell konfiguriert für Webagenturen, in Vorbereitung für Kanzleien, Ingenieurbüros und weitere Branchen, ist zu einem großen Teil vorbereitet, aber noch nicht mit einem externen Branchen-Partner erprobt. Genau dafür suchen wir aktuell die ersten Alpha-Partner. Nach erfolgreichem Marktlaunch ist ein monatliches Abonnement-Modell vorgesehen. Der Alpha-Partner gestaltet den Funktionsumfang aktiv mit, bringt Branchen-Know-how ein und sichert sich Alpha-Konditionen auf Lebenszeit. Das ist keine Dienstleistung. Das ist eine Beteiligung am Produkt von Anfang an.
Täglicher Einsatz bei r2r.STUDIO
- ▸Kernfunktionen live: CRM, Case-zentrische Akte, Angebote, Verträge, Rechnungen, Projekte
- ▸Mail-Modul mit CRM-Kontext, Kalender und eingebauter KI-Assistent seit Q2 2026 im täglichen Einsatz
- ▸DATEV-Export & ZUGFeRD/XRechnung produktiv im Einsatz
- ▸Branchen-Architektur (Preisstrategien, individuelle Felder) wird für die erste externe Branche vorbereitet
Branchen-Partner & White-Label
- ▷Branchen-Architektur fertigstellen: Preisstrategien, individuelle Felder, Pflichtfeld-Hooks pro Branche
- ▷Onboarding eines Partners aus einer weiteren Branche
- ▷Dieselbe Software, branchenspezifisch konfiguriert
- ▷Alpha-Konditionen dauerhaft gesichert
Kommerzieller Launch
- ○Öffentlicher Launch für Agenturen & Dienstleister
- ○Stripe-Zahlungsabwicklung & Lizenzmodell live
- ○14-Tage-Trial ohne Kreditkarte
- ○Support-Infrastruktur & Wissensdatenbank
Web-Dashboard & SaaS
- ○Browser-basiertes Web-Dashboard, plattformunabhängig
- ○Multi-Mandanten-Betrieb für mehrere Unternehmen
- ○Monatliches Abonnement-Modell live
- ○API-Anbindungen (Steuerberater, Buchhaltung, CRM-Sync)
Mobile & macOS
- ○macOS-Kompatibilität via Avalonia UI
- ○Mobile App (iOS & Android) für unterwegs
- ○Branchenspezifische Module & Erweiterungen
- ○Marketplace für Integrationen
Jetzt auf die Liste
Kein Spam, kein Pitch-Deck. Ich melde mich persönlich. Wir schauen gemeinsam, ob eine Zusammenarbeit passt.
Während der Alpha-Phase: für den Alpha-Partner vollständig kostenfrei
inkl. MwSt.
- ✓1 User
- ✓Alle Kernfunktionen
- ✓DATEV-Export
- ✓PDF-Rechnung
- ✓bis 250 Kunden
inkl. MwSt.
inkl. MwSt.
- ✓bis 3 User
- ✓ZUGFeRD / XRechnung
- ✓Unbegrenzte Kunden
- ✓Rollenrechte
- ✓Prioritäts-Support
inkl. MwSt.
inkl. MwSt.
- ✓bis 10 User
- ✓Individuelles PDF-Branding
- ✓Onboarding-Session
- ✓Feature-Priorisierung
- ✓SLA-Support
inkl. MwSt.
Preis auf Lebenszeit eingefroren · monatlich kündbar · Feature-Requests priorisiert
Jetzt einsteigen,langfristig profitieren.
Nach erfolgreichem Marktlaunch ist ein monatliches Abonnement-Modell geplant. Als Alpha-Partner bringst du deine Branchenerfahrung ein, gestaltest den Funktionsumfang aktiv mit, bringst dein Branchen-Know-how ein und sicherst dir exklusive Alpha-Konditionen, bevor das Produkt auf dem Markt ist. Die Software wird individuell auf deine Prozesse angepasst. Das ist keine Lizenz. Das ist eine Beteiligung am Produkt von Anfang an.